La Mairie d’ELANCOURT, une migration réussie de POST-OFFICE Client serveur à l’Intranet

La Mairie d'Elancourt utilise la version client-serveur de POST-OFFICE depuis près de 10 ans et vient de passer récemment  à la dernière version intranet.

La ville traite environ chaque année 13000 courriers arrivés (courriers, mel, fax...),  500 réclamations, 200 fiches documentaires diverses,  2000 CV, 8000 courriers départ.

En plus de sa fonction de gestion et de suivi des courriers (150 postes), le Service Organisation et Qualité, a conçu des plans de classement élaborés, calqués sur les processus et projets gérés par la ville.

Outre l’ergonomie du produit, Fabien Malleret, Responsable Organisation & Qualité de la Ville d'Elancourt souligne "l’intérêt particulier des fonctionnalités d’objet automatique. Celles-ci permettent notamment de verser les documents  externes dans des dossiers dédiés à la gestion des projets internes de la mairie – 55 projets référencés à ce jour !- : Cet apport effectif dans l’environnement de travail des utilisateurs est un élément majeur d’appropriation de Post Office. Il systématise son utilisation, notamment dans de son intégration dans le mode de travail de chacun".

Cette organisation thématique permet à POST-OFFICE de proposer une véritable fonction d'analyse qualitative qui a toute sa place dans la relation administration-> administré.

Le traitement dématérialisé du courrier  est dans une phase très avancée et la procédure d'archivage systématique dès l'arrivée est maintenant envisagée.

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