TRAITER
Chaque utilisateur dispose d’une liste personnelle des actions à effectuer.
POST-OFFICE Intranet permet à chaque destinataire de courrier d’effectuer directement deux actions essentielles :
- Déléguer le courrier à un service ou à un collaborateur;
- Répondre directement au courrier reçu.
Cette liste des « A traiter » contient :
- Les courriers postaux et/ou télécopies enregistrés soit par un secrétariat, soit par l’utilisateur lui-même et pour lesquels celui-ci est en attribution (une action est à faire) ou en copie (pour information);
- Les e-mails capturés directement par l’utilisateur, qu’il soit en destinataire principal ou en copie;
- Les e-mails capturés par d’autres utilisateurs et pour lesquels l’utilisateur est également dans la liste des destinataires.
Vous pouvez déléguer un courrier, fax ou e-mail à :
- Un ou plusieurs collaborateurs;
- Une ou plusieurs directions et/ou services.
Pour chaque diffusion, POST-OFFICE Intranet permet d’indiquer le motif de la diffusion (attribution ou copie) ainsi que l’action demandée.
Répondre avec POST-OFFICE
A partir de votre boîte « A traiter » dans laquelle sont fédérés tous vos courriers pour gestion, vous accédez à la fonction « Répondre ».
POST-OFFICE Intranet vous permet d’expédier une réponse à une demande enregistrée en « Arrivée », simplement, depuis un seul écran.
Vous visualisez alors sur un même écran de travail, le courrier reçu (la demande) et le courrier à expédier (la réponse).
Si le courrier reçu est une lettre postale, POST-OFFICE Intranet vous propose d’y répondre par lettre postale. A contrario, si la demande est réceptionnée par e-mail, POST-OFFICE Intranet vous proposera d’y répondre par mail.
POST-OFFICE Intranet construit automatiquement le projet de réponse :
- L’émetteur de la demande devient : le destinataire;
- L’émetteur du courrier est par défaut : l’utilisateur connecté;
- Si la demande a été expédiée par courrier : la réponse se fera par courrier;
- Si la demande est reçue par e-mail : la réponse se fera par e-mail;
- L’utilisateur pourra choisir un modèle type : la réponse est déjà prête.
La réponse effectuée sera automatiquement sauvegardée et le lien avec la demande initiale mémorisée. Plus tard, vous pourrez ainsi depuis une demande, consulter directement la ou les réponse(s) apportées et vice-versa.
De la même manière, POST-OFFICE Intranet vous permet d’expédier directement un e-mail. Dans ce cas, les zones De, A, Cc, Objet, Contenu et Pièces jointes sont automatiquement renseignées. Vous pouvez valider votre e-mail final avant expédition (affichage du mail outlook avant envoi) ou demander une expédition automatique sans affichage préalable.
POST-OFFICE Intranet est le premier progiciel à proposer un modèle de réponse PAR MAIL. Cela vous permet de contrôler le contenu de la réponse tant sur la forme que sur le fond. La charte graphique et éditoriale de l’entreprise continue ainsi à être appliquée, y compris pour les e-mails.