Enregistrer les courriers et capturer les emails
POST-OFFICE Intranet permet d’enregistrer les courriers à partir de plusieurs postes de saisie. POST-OFFICE Intranet gère les « accès concurrents » en contrôlant les tâches et demandes de chaque utilisateur.
Il est possible de procéder à un premier enregistrement du courrier, au niveau du service « courrier », puis de compléter cet enregistrement au niveau du service ou de la personne « destinataire ».
Les menus de POST-OFFICE Intranet ont été conçus afin de limiter au maximum les « allers / retours » dans différentes fenêtres du programme.
La saisie des informations est facilitée par :
- La reconnaissance de caractère pour éviter de saisir au clavier l’objet et le contenu du courrier;
- La gestion des homonymes, qui permet de retrouver automatiquement un correspondant si celui-ci a déjà écrit;
- Le remplissage semi-automatique de la fiche selon l’objet type sélectionné.
POST-OFFICE Intranet vérifie la cohérence des captures d’e-mails. Si un e-mail est adressé à plusieurs personnes d’une même entreprise, celui-ci va être stocké par un premier destinataire. Si un autre destinataire souhaite également enregistrer cet
e-mail, POST-OFFICE Intranet l’avertit automatiquement que l’enregistrement est déjà effectué. D’ailleurs, cet e-mail se trouve déjà dans sa boite des « A traiter ».