Gérez vos courriers en mode projet
De plus en plus d’entreprises et d’administrations adoptent une organisation de l’information matricielle pour leur gestion du courrier.
Cela implique à la fois une gestion propre à chaque direction pour les courriers qui les concernent directement (gestion verticale) et une gestion en mode projet, quand les dossiers concernent simultanément plusieurs directions (gestion horizontale).
POST-OFFICE vous aide à mettre en œuvre cette organisation de l’information en adoptant le même type de gestion matricielle.
Chaque courrier reçu peut faire l’objet d’un classement efficace selon deux modes d’organisations :
Mode d’organisation vertical
Le courrier concerne une direction particulière. Cette direction va pouvoir le classer dans un système d’armoires électroniques, comme les bons vieux dossiers suspendus bien connus !
Ce classement est souvent propre à chaque direction, et donc consultable uniquement par les membres de cette direction ou service.
Mode d’organisation horizontal
Pour les dossiers plus généralistes, des groupes de travail inter directions sont constitués. Le logiciel courrier POST-OFFICE vous permet de créer ces groupes projets en indiquant les noms des personnes retenues dans le groupe de travail.
Dès qu’un courrier sera classé dans un projet, tous les membres du groupe seront automatiquement alertés de l’arrivée d’un nouveau dossier.
Le partage de l’information est sur (pas d’oubli de diffusion à un membre du groupe) et sécurisé (seuls les membres du groupe peuvent accéder à l’information).