Le courrier, une fonction stratégique
Chaque administration, collectivité, entreprise reçoit quotidiennement des courriers, des télécopies et des e-mails (via le site Web ou nominatifs).
Ces échanges qu’ils soient papier ou électronique constituent le cœur de la relation entre le service public et ses usagers, les entreprises privées et leurs clients.
- Quoi de plus important que de ne pas perdre la trace d’une demande client ?
- De répondre, si possible dans les délais ?
- De retrouver les courriers échangés en cas de litige ?
Et pourtant, l’organisation actuelle en matière de gestion du courrier reste souvent peu formalisée et donc peu informatisée.
Que dire des e-mails, ou chacun s’organise « comme il peut » dans sa messagerie pour faire face aux volumes de plus en plus importants.
Au delà du courrier postal et des télécopies, les échanges électroniques sont en pleine mutation.
Le volume mondial d’e-mails devrait doubler d’ici à 2006, 75 % des informations qui transitent par la messagerie électronique sont considérées comme stratégiques ou très importantes.
La France a également validé juridiquement la signature électronique. Les e-mails dont les expéditeurs, les destinataires et le contenu vont bientôt être certifiés, vont devenir preuve légale.
Dans le même temps, une jurisprudence dite « Arrêté Nikon » a rendu les e-mails
« Correspondance privée », même si ceux-ci sont reçus sur le lieu de travail. Formidable paradoxe législatif ! Les e-mails engagent l’entreprise (preuve légale) mais celle-ci n’a pas le droit de les voir !
On le voit, l’e-mail devient prédominant dans nos échanges. Cette évolution a un impact direct sur la gestion des courriers postaux.
En effet, comment concevoir que d’un coté on accède immédiatement à l’information depuis sa messagerie et que de l’autre, le courrier postal ou sa copie peut nous parvenir au mieux dans la journée mais souvent 2 à 3 jours plus tard.
Ce décalage qui se crée petit à petit incite à numériser (dématérialiser) les courriers postaux et les fax afin de pouvoir les traiter « comme des e-mails ».
Augmentation des volumes, importance de l’information échangée, satisfaction des clients et des usagés, autant de nouveaux enjeux qu’il est nécessaire de prendre en compte, concrètement dans chaque entreprise et administration.